备忘录分类规划和介绍


高频问题(含快速使用方法)
Q: 这个飞书多维表格模板该如何配置使用才能达到备忘录的效果呢?
A: 按如下步骤操作:
前提条件:必须在电脑上完成操作配置,后续使用可以在手机或电脑随意。
打开模板链接,右上角三个点的按钮,创建副本,复制多维表格结构和所有记录,给副本设置名称比如 "个人备忘录"【注意不要改动我这个模板的任何内容】
所有自动化中的工作流:接收消息,发送飞书消息的对象,都改为自己的飞书账号,保存并启用
(按需)AI图片理解配置:打开"原始用户输入AI解析"表,字段"AI图片理解(豆包)",关联豆包大模型账号,填入API key 和 Endpoint ID
如何获取这两个值?访问:火山方舟管理控制台,创建推理接入点、创建API key
(按需)多维表格左上角,开启历史记录
(按需)个性化:调整参数目录中的属性、标签、预估周期、参考案例等,有的因为耦合需要同步去更新工作流中的分支
Q: 备忘录要用到的多维表格自动化流程的次数免费额度是多少,怎么查?
A: 飞书基础免费版(也就是企业版不付费)是200次/月,而Lark是1000次/月;飞书个人版是5000次/月(但是目前个人版已经不开放注册了)。
飞书权益次数查询:
- 飞书管理后台 - 企业管理 - 费用中心 - 权益数据,多维表格自动化流程
- (个人版没有管理后台)飞书APP - 侧边权益升级,进入版本对比页面,顶部有次数显示
Q: 用你这个备忘录收费吗,会泄露隐私吗?
A: 不会,这个是免费给大家拷贝副本用的,而且不涉及到第三方数据的交互,你的所有数据都托管在飞书上,我也没法收你费用。
(而且我有点洁癖,这种简单的开发项目真的不屑收费,又不是多复杂多投入的开发项目,哪怕要收费也赚不到三瓜两枣,那又何必搞个收费来恶心用户。看我视频的肯定知道我十分讨厌国内的捆绑用户的行为,还有从别人那里抄来的东西要你关注三连然后发私信问他要的。我希望的就是看到并感兴趣的用户能最快捷最方便的方式用上,用到爽,这也是互联网最初的分享精神。)
立项介绍
- 基于飞书多维表格,多端通用,方便接入手机推送【开发难度不小,以灵活性差换取直观易上手;很多地方需要揣测其预期行为,不如主流的开发技术栈】
- 功能简单些:分类和规划自己的备忘录,按预期提醒
- 使用场景:
- 用户录入 -> 进入工作流,AI帮忙分类和处理 -> 在恰当的时间推送通知提醒用户 -> 用户方便处理推送,方便查看和管理所有备忘
- 从一堆备忘里面去找到所需的信息
- 如何调整自己的效果:修改参数目录中的内容
- 如何DEBUG和二次开发
- 大的属性分类出错:先解决问题(出错的记录删掉),再排查原因(去原始用户输入AI解析里面看下AI解析的情况),然后Feeding data(在04-参考案例里面添加你的case),最后再次执行录入
- 回归初心:本质上是盘清楚自己备忘的逻辑,再用表格和字段来管理,最后再是自动化(工具只是辅助)
功能介绍
- AI图片理解(豆包)使用火山引擎,创建推理接入点(模型选 Doubao-1.5-vision-pro 版本250328),火山引擎现在有通用的API key,没有就创建一个,再在 在线推理控制台中拿到 接入点ID,填入字段捷径中【注意免费额度:飞书租户免费体验150次,后续使用火山引擎里的tokens】
- 待办日程会展示今天(包括已经过了点的)及后面的所有日程
- dashboard是怎么设计的,思路如下:
- 要买哪些东西?哪些跟钱有关?
- 看下最近3天有哪些TODO或者日程
- 看下日历
- 统计3种属性的剩余数量,附件数量(统计不了)
- 手机上每个数据表的视图也调一下
- 没有日常的功能,因为我本人很讨厌每天推送,每天要做的事情另寻他法
- 不嫌烦的话可以让飞书每天给你的dashboard截图发给你
- NOW()这类语法我没用,所以也没有剩余多少时间这种字段,这会导致你表格一直在刷新和变化,历史记录的增量特别大
- 日程提醒你之后,如果是重复日程,则事件时间的90分钟之后延续到下一期
- 如果每月重复,不要设置29日、30日、31日,因为2月可能最多只有28天,如要月末就设置"每月最后一天"【那如果就是要每月29、30号,而2月要28这种刁钻的。。懒得开发了】
- 数据隐私性和定期备份【定期备份到本地,有需要开发自动化】
- 飞书docx只能下载为docx或pdf,思维导图会变成一张图片,其他格式也一般般,不能下来markdown,这点比notion黑【不过我发现直接从网页复制到markdown编辑器的效果非常非常好,收回我这句话】
- 多维表格可以导出为excel表格,附件会打压缩包下载,但是我电脑上同时装了飞书和Lark,下载压缩包会有问题【数据都会出来,只不过数据联动别想了,就是纯文本,跟csv没区别】
- 注意风险:飞书更新内部逻辑导致工作流故障,某些步骤和AI工具迭代,AI模型不再免费等,就会失效瘫痪,数据极大概率不会丢
- 有个担心,查询的AI输入上下文太长
- 目前查询匹配最高关联项目,是一字不差的严格匹配,可以改为包含来宽容匹配,要保持观察实测效果才能确定用哪种
- 给我自己备忘一下从A1拷贝到A2录入图片自动处理的流程:
- 复制工作流
- 从新增那个位置(查询属性列表)开始拷贝,实际就是鼠标移动
- 删掉尾部没用的
- 修改顶部触发器(录入图片且AI理解图片完成 - 新增/修改的记录满足条件时)
- 顶部添加拼装用户输入【注意无需拼装,因为AI图片理解已经用到了用户的文字输入】
- 依次检查每个操作块需要修改的部分
- 新增记录要改为复制图片附件
- 新增记录的下面多一个分支,区分有无补充文字描述
- 碎片信息如果是纯链接的话,AI会帮你解读一下链接中的内容,以便于日后可以快速查看你放的链接是什么东西(注意免费额度是:300次/月)
已知缺陷
日程涉及到周几到周几的计算,准确率有限(大概在70%-80%)
【一个哲学问题,考虑要不要添加】日程和todo的一个中间态:有特定日期,不能延长,但是又不是那天发生的事情,而是要在那天之前完成
工作流中的参数列表和几个参数数据表存在耦合,增加二开复杂度
当然A1和A2工作流属于复制关系,属于高度耦合【没办法,触发器不能OR,而且后续也会有些微差别,像编程一样全做模块化既效率低下,又会导致自动化次数大大增加】
工作流查询的结尾,链接地址无法引用,拼装URL也无法实现,因为记录ID和URL的内容没有匹配上,因此无法实现回复消息卡片中"查看最高关联事项"的按钮

更新渠道和获取方式
- 备忘录更新路径和设置分享权限:
- 我更新文档或者说模板,用户基于模板创建的文档同步更新【不支持,也不可能实现】【那要不要考虑转换成模板,模板我确定没用,它只是方便你创建副本而已,就是有个快捷的入口给你复制一份】
- 我的个人备忘录(不能分享)-> 创建副本 -> 清理个人数据(3张表和AI解析表中的所有记录;权限 - 编辑协作者改为管理;自动化中所有的发送飞书消息都把收件人删掉)【但是历史记录还是能看到】->创建副本(改权限,开启历史记录) -> 设置分享(全网可编辑)
- 检查:火山API key。
- 缺点:每次更新链接会改变。全网可编辑,那你要知道不是所有的改动都会被记录(只有正文内容被记录,工作流没有、二进制没有)。
- 用法和介绍文档、更新日志文档更新路径:
- 我的本地markdown(隐私) -> Piwind Forum(公开) -> 各大互联网平台(后续不做任何更新)
- 获取方式:
- 各平台关注私信
- 手动访问永久链接:forum.piwind.com/d/31 或者 forum.piwind.com/d/32
- 搜索引擎里搜 piwind (当然你要小心广告和假冒等。。)
- 直接输视频里的链接(可能会有时效性)
飞书机器人
- 飞书开放平台 - 应用机器人
- 飞书群组 - 自定义机器人
- 飞书机器人助手 - 机器人应用
- 飞书机器人助手 - 机器人指令
操作(用不上):
- 飞书机器人助手 - 机器人应用,新建应用,填写名称和描述(个人备忘录助手)
- 流程设计 - 创建流程:
- 机器人会话首次被创建,发送飞书消息给用户
- 单聊机器人的消息,新增多维表格记录,将消息内容写入表格的原始用户输入
- 发布应用
- 在工作台,添加应用"个人备忘录助手",点击应用即可创建对话,发送消息
- 【问题】单聊机器人可以触发流程添加记录,但是无法触发多维表格里的新增记录的工作流
对比表格:


飞书多维表格特性
自动化或者工作流,都没法使用公式处理数据,而是需要在原表中添加公式字段,再到流程中查询引用公式计算出来的结果
如果字段为引用选项,那就没法把AI输出的文本填进去
自动化流程免费额度:飞书是200次/月,而Lark是1000次/月
飞书的AI算力不同时间段差别较大,同样的信息在白天处理是3分钟,晚上是10秒
2025-07-28 晚上,工作流的触发器,多了一个"接收到飞书消息时"【这就产生一个新的问题,触发器可以A或者B,两者等同,那么后续流程不需要再写一遍了】


飞书消息有分组(消息、标签、已完成等),手机端看不到需要长按其中一个对话将其标记,就会显示分组侧栏了。
多维表格,左上角,已经保存到云端,点开,把历史记录启用(默认不一定会启用历史记录,有误操作丢失数据的风险)【2025-07-30开始飞书内测Time Machine了】【具有编辑权限的用户可以查看并还原历史版本】
从lark账户访问飞书链接和资源的时候,会提示隐私策略,从飞书账户访问Lark链接和资源的时候,也会提示隐私策略


更改多维表格名称会同步修改对应机器人的名称
消息类型中的文本和富文本的区别就是,富文本是用到了飞书对话框里的格式,或者是点展开按钮混合了图片和文字,或混合了多张图片等
Lark的AI生成文本没有免费模型可以用,目前只能从GPT-3.5和GPT-4中选择一个,并提供OpenAI API Key,而飞书的AI生成文本提供了免费模型,用的是 doubao 1.5 - 32K


Lark会显示本月的自动化额度还有多少,飞书不会

要使用Lark最好是具有合适的网络条件来访问 larksuite.com
Lark的字段捷径数量远远少于飞书,通常版本和更新都是滞后于飞书
飞书客服找不到的话,就找Lark,最好用英文交流
填色条件不能写AND OR之类的
dashboard里的多数据源模式需要付费使用
没法设置点击按钮进入多维表格展示的默认页面
自动化和工作流中的延迟都有限制,累积不能超过2小时,sleep太久会被kill
【显著BUG-1】switch中的分支条件已经设置了,但是前端页面始终显示placeholder的样式

【显著BUG-2】造成开发障碍:同样是日期类型的数据,运算符不一样

【开发障碍】运算符右侧无法选择自然时间,只有左侧可以

【时间戳,默认毫秒,开发障碍】都是时间戳了,运算符居然没有大于小于等。截图里看到还有要注意增删改查尤其是查动作隐藏在哪些步骤。


【曲线办法1】前后deadline是否发生了改变(虽然有BUG看不到但是运算正常进行)

【曲线办法2】当前时间是否晚于deadline(也有BUG看不到但是运算正常进行)

MONTH+1考虑到了13的情况,会自动跨年;10月31日+1个月=11月31日超出了会变成12月1日
当触发器为机器人收到消息时,工作流里的发送飞书消息,按钮只能跳转链接或者新增记录,无法修改记录,也无法嵌套自动化。如果是记录触发的话,是可以修改记录的,对象就是触发的那条记录。
工作流里引用查询结果的所有记录的格式如下:

触发器是唯一的,不能什么或者什么都可以触发并进入同样的后续步骤【徒增开发成本和复杂度】
修改记录后满足条件触发工作流了,测了是能拿到该记录的全部字段内容的

无法实现对模板的更新去同步到所有基于此的云文档,这符合常理,但是这通常是一个APP或者应用应该实现的基础功能【所以你把云文档转换成模板意义不会很大,只是方便你创建副本而已】


手机端的仪表盘无法展示内嵌网页,连链接地址也看不到
工作流的分享有点麻烦,必须给出编辑权限才能让外部用户去看到工作流,才能去拷贝副本

给自己的多维表格创建副本的时候,下面的所有docx等都会被拷贝一份,但是分享到外部的时候,别人不具有几个docx的阅读权限,就不会拷贝一份
飞书文档中添加的思维导图,本质上是个画板,而不是飞书思维笔记,不支持跟markdown格式直接互转,只能以图片的形式导出。如果想导出为markdown,得手工操作。
工作流中的节点捷径中心,和表格中的字段捷径中心,即便是完全一样的东西也是来自同一个开发者的,居然是不一样的ID,内部是不一样的,甚至连免费额度都是不一样的,例如:
多维表格,右上角三个点,添加到工作台,方便访问